Como gerenciar licenças e documentos

No sistema existe um módulo para controle de documentos e licenças que é muito útil para controlar vencimento de documentos de veículo (CLRV, tacógrafo, etc), motoristas (CNH, toxicológico, etc), alvarás, entre outros documentos que precisa lembrar de renovar.

Para acessar o menu de licenças, primeiramente é necessário ativar o módulo de licenças no menu lateral em Configurações > Configurações do Sistema, conforme mostra imagem abaixo.

Após clicar em Configurações do Sistema, uma interface exibirá os módulos que podem ser ativados, selecione o módulo "Habilita o módulo de licenças" e depois clique em Salvar no botão verde.

Perceba que logo após clicar em Salvar, no menu lateral exibirá a opção "Licenças".

O primeiro passo é criar os tipos de licenças. Para isso, clique na opção Licenças e depois em Tipos de Licença.

Você pode escolher entre cadastrar um novo tipo de licença ou editar os tipos de licença já existentes.

Para criar um novo tipo de licença, clica em Cadastrar Tipo de Licença, conforme aponta a imagem abaixo.

Após clicar em Cadastrar Tipo de licença, abrirá uma tela como a mostrada abaixo.

Nessa tela irá preencher os campos:

Descrição: Nesse campo irá descrever o tipo de licença que quer controlar, por exemplo CRLV, CNH, Alvará, Tacógrafo, entre outros vencimentos quaisquer.

Referência: Nesse campo irá dizer se esse documento é referente à um veículo, motorista ou empresa. Por exemplo se quer fazer a gestão da CNH então a referência vai ser Motorista.

Dias para alerta: Aqui vai configurar quantos dias antes do vencimento o sistema começará a mostrar um aviso. Por exemplo se configurar 5 dias, quando faltar 5 dias para vencer o documento/licença o sistema irá mostrar uma notificação.

Por fim, clique em Salvar para finalizar o cadastro do Tipo de Licença.

Para cadastrar uma licença, no menu lateral clique em Licenças > Gerenciar Licenças.

Após clicar em Gerenciar Licenças, exibirá as suas licenças cadastradas e também poderá cadastrar uma licença.

Clique no botão verde "Cadastrar Licença".

Após clicar em "Cadastrar Licença", esta interface será exibida para o preenchimento das informações da licença.

Explicando sobre os campos e suas funcionalidades.

Tipo de Licença: Informe o tipo da licença, cadastrado no passo anterior, como por exemplo, CNH para motoristas ou o alvará para empresas.

Descrição: Campo opcional para adicionar informações relevantes sobre a licença, como restrições ou detalhes adicionais.

Número: Esse campo não é obrigatório, serve para inserir algum número do documento da licença, como o número da CNH, alvará ou CLRV, por exemplo.

Data de emissão: Informe uma data de emissão do documento, caso não tenha pode deixar a data atual.

Vencimento: Informe uma data para o vencimento da licença/documento.

Observações: Use este campo para adicionar informações adicionais sobre a licença, como detalhes específicos ou referências. Não é obrigatório.

Anexo: Permite anexar um arquivo da licença, como um PDF ou imagem do documento.

Arquivado: Se não for selecionado, ao clicar em Salvar, essa licença será exibida na lista de licenças. Se for selecionado, ao clicar em Salvar, essa licença será arquivada e não será exibida na lista de licenças.

Após preencher os campos, basta clicar em Salvar

Os documentos e licenças podem ser acompanhados sempre no menu lateral em Licenças, na opção Gerenciar Licenças. Nessa tela pode utilizar dos filtros para buscar algum tipo de documento em específico.

Na tela de cadastro de veículos e motorista também poderá ver os documentos de cada veículo e motorista conforme mostra imagem abaixo. Terá um botão para acessar rapidamente as licenças/documentos daquele veículo/motorista.

Sempre que uma licença ou documento estiver vencendo, o sistema irá alertar de acordo com os dias de alerta configurados no tipo de licença (cadastrado anteriormente). Abaixo duas imagens mostram como aparece as notificações no sistema.

Ao clicar em em alguma notificação o sistema mostra mais detalhes dessa licença ou documento em questão. Ou clicando em Ver todas pode visualizar as notificações do sistema, conforme mostra a imagem abaixo.

Quando uma licença vence e precisa renovar, aqui no sistema você pode alterar o vencimento dela ou então pode arquivar e cadastrar uma nova para manter o registro dos documentos.

Qualquer dúvida no controle de licenças, entre em contato com o nosso suporte, através do chat que tem dentro do sistema ou pelo whatsapp, se preferir.